ケアマネジャーへの営業について、いちばんよく聞かれるのがこれです。
「いつ行けば会えるんでしょうか」
訪問しても不在ばかり。会えても「今ちょっと」と切り上げられる。そんな状態が続けば、誰でも足が重くなります。
ただ、これは伝え方の問題ではありません。行く時期と時間帯が合っていないだけのことが、かなり多い。ケアマネジャーの仕事には月ごとの決まったリズムがあり、それを外して訪ねれば、どんなに良い提案でも聞いてもらえません。
この記事では、ケアマネジャーの1ヶ月の動き方から、狙うべき時期・時間帯・曜日、そして会えなかったときの組み立てまでをまとめました。
先にお断り
ここに書く傾向は、Motherが全国で訪問を重ねるなかで見えてきたものです。統計をとった数値ではありません。担当件数や体制によって事業所ごとの差もあります。目安として使い、最終的にはご自身の訪問記録で地域の癖を掴んでください。
1. ケアマネジャーの1ヶ月は、こう回っている
居宅介護支援事業所の業務には、はっきりした月次サイクルがあります。ここを掴めば、いつ行くべきかは自然と決まります。
| 時期 | 主な業務 | 訪問の可否 |
|---|---|---|
| 1〜10日 | 前月分の実績確認、給付管理票の作成、国保連への請求 | 避ける |
| 11〜20日 | 請求が終わり、比較的落ち着く時期 | 最適 |
| 21日〜月末 | 翌月の利用票・提供票の作成、モニタリング訪問、担当者会議 | 可。ただし外出が多い |
請求業務の期限が月の10日に設定されているため、月初はどの事業所も同じように立て込みます。ここは地域を問わず共通しています。
2. 月初の10日間に行ってはいけない理由
「忙しそうだから」という遠慮の話ではありません。この時期の訪問は、印象そのものを悪くします。
請求は締切のある仕事で、ミスがあれば返戻になり、やり直しに時間を取られます。集中したい作業の最中に来客対応が入れば、内容がどれだけ良くても頭に残りません。むしろ「忙しい時期に来る事業所」として記憶されます。
実際、私たちが月初に訪問していた頃は、応対そのものが短く、資料に目を通してもらえる感触もありませんでした。時期をずらしただけで反応が変わった、というのは何度も経験しています。
訪問のタイミングを毎月そろえるのが難しい、という場合は
Motherは2013年から、介護・障がい福祉・在宅医療に特化した営業代行を行っています。
ご当地在住のスタッフが、適切な時期に貴事業所に代わって訪問します。
受付時間：平日 9:00〜17:00 ／ 相談・お見積りは無料です
3. 狙うのは月中旬。ただし月末にも隙間はある
請求を終えた11日以降、事業所の空気は目に見えて変わります。落ち着いて話を聞いてもらえるのはこの時期です。営業の主軸は11日から20日に置いてください。
では月末はどうか。翌月の利用票づくりとモニタリング訪問が重なるため、日中は外出が増えます。ただ、裏を返せば夕方に戻ってくるということでもある。記録作成の合間なら、短い挨拶と資料を渡す程度は受けてもらえます。
月中旬に回りきれなかった先を月末で拾う。この二段構えにすると、1ヶ月あたりの訪問件数が安定します。
4. 曜日と時間帯
午前10時から11時台が最も動きやすい
朝いちばんは電話対応や申し送りで慌ただしく、9時台の訪問は落ち着きません。10時を過ぎるとひと段落し、午後の訪問に出る前の時間が空きます。ここが狙い目です。
12時前後の昼休みは避ける。14時から16時はモニタリング訪問で不在が増えます。夕方は戻ってきますが、記録作成に追われているため長い話はできません。
火・水・木。ただし事業所ごとの癖のほうが強い
月曜は週初めの調整や会議が入りやすく、金曜は翌週の準備と訪問が重なります。消去法で火・水・木が動きやすい、というのが一般的な傾向です。
ただ、これはあくまで目安。事業所によっては「毎週水曜の午前が全体会議」ということもあります。数回通って癖を掴むほうが、一般論より確実です。訪問記録に曜日と在席の有無を残しておけば、3ヶ月ほどで見えてきます。
5. 会えなかったときの、1分の設計
時期と時間帯を合わせても、不在のときは不在です。ケアマネジャーは外回りの多い職種で、事業所にいる時間そのものが長くありません。
会えないことを失敗と考えないでください。大事なのは、置いてくるものの中身です。
資料だけを黙って置いてくると、誰が何のために来たのか伝わらず、そのまま処分されます。担当者名を書いた手書きの一言メモを添える。それだけで机の上での扱いが変わります。名指しの紙は捨てにくい。
不在時の滞在は1分以内。受付の方の手を止めさせないことも、次に取り次いでもらうための条件です。
6. 1年で見た、避けたい時期と狙える時期
| 時期 | 状況 | どう動くか |
|---|---|---|
| 3月〜4月 | 異動・退職のシーズン。担当者が入れ替わる | 関係が切れやすい。4月以降に必ず回り直す |
| 介護報酬改定の年の4月前後 | 制度対応で通常より多忙 | 売り込みではなく、自事業所の変更点を1枚で置いてくる |
| お盆・年末年始 | 訪問が減り、事業所も休みに入る | 前後の週にずらす |
| それ以外 | 通常のサイクル | 月中旬を軸に毎月訪問 |
見落とされがちなのが3月から4月です。紹介をもらっていた担当者が異動していた、というのはよくある話で、気づかないまま紹介が途絶えていることがあります。年度が替わったら必ず回り直す。ここを習慣にしておくと、取りこぼしが減ります。
7. タイミングを直しても効かないとき
正直に言えば、時期と時間帯を最適化しても紹介が増えないことはあります。原因はたいてい別のところにあります。
ひとつは、伝えている中身です。「空きがあります」だけでは、ケアマネジャーは動けません。担当している方の課題に対して何ができるのか。そこが伝わらなければ、どんなに良いタイミングで訪ねても記憶に残りません。この点はケアマネへの営業が苦手な介護事業者へで詳しく書きました。
もうひとつは頻度です。タイミングを完璧に合わせた訪問を年に2回するより、月に1回淡々と通うほうが結果は出ます。紹介が生まれるのは、ケアマネジャーの担当利用者に検討のタイミングが訪れたとき。そのときに思い出してもらえる状態を保つことが目的なので、接触の回数がそのまま効いてきます。
8. 訪問頻度の目安
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 訪問先リスト | 事業所所在地＋隣接市区町村の居宅介護支援事業所を20〜40件 |
| 訪問する時期 | 毎月11〜20日を主軸、回りきれない分を月末に |
| 時間帯 | 午前10〜11時台。次点は夕方 |
| 1件あたりの滞在時間 | 在席時3〜5分／不在時1分以内 |
| 記録すること | 訪問日／曜日／時間帯／在席の有無／対応者名／話した内容 |
3ヶ月分の記録が、次の3ヶ月を楽にする
訪問記録に「曜日」と「在席の有無」を残しておくと、3ヶ月ほどで事業所ごとの癖が見えてきます。この事業所は木曜の午前なら会える、ここは夕方でないと戻っていない、といった具合です。
Motherが訪問履歴の提出を標準にしているのも、同じ理由からです。誰が行っても同じ精度で回れる状態をつくらないと、担当者が替わった時点で振り出しに戻ってしまいます。記録は報告のためではなく、次の訪問の精度を上げるためにあります。
9. 営業する人がいない場合
ここまで書いてきたことは、続けてこそ効いてきます。ただ、管理者や相談員が毎月11日から20日のあいだに時間を空けて外を回る。これを1年続けるのは簡単ではありません。現場が忙しくなれば、真っ先に削られるのが営業の時間です。
Motherでは、介護・障がい福祉・在宅医療の研修を修了したご当地在住の認定スタッフが、貴事業所に代わって適切な時期に定期訪問し、資料配布とPR、訪問履歴のご報告までを行います。本社は東京ですが、担当するのはその地域に住むスタッフなので、出張費や宿泊費はかかりません。
まずは、現状をお聞かせください
1ヶ月お試しの「Mother ライト」は88,000円（税込）から。
成功報酬や紹介料は一切いただきません。
受付時間：平日 9:00〜17:00 ／ お電話 03-6672-2063
10. よくある質問
ケアマネ営業に行くなら、月のいつがよいですか？
月中旬、おおむね11日から20日あたりが最も落ち着いています。月初の1日から10日は給付管理と国保連への請求で手が離せません。月末は翌月の利用票づくりやモニタリング訪問が重なり、外出も増えます。この3つを踏まえると、消去法でも月中旬になります。
時間帯はいつがよいですか？
午前10時から11時台をおすすめしています。朝の電話対応や申し送りが一段落し、午後の訪問に出る前の時間帯だからです。昼休みは避け、14時から16時はモニタリング訪問で不在が増えます。夕方は戻ってきますが、記録作成に追われていることが多くなります。
曜日による違いはありますか？
火・水・木が比較的動きやすい傾向です。月曜は週初めの調整や会議が入りやすく、金曜は翌週の準備と訪問が重なります。ただし事業所ごとに会議日が決まっていることもあるため、数回通って「この事業所は木曜の午前が空いている」といった癖を掴むほうが確実です。
この傾向は全国どこでも同じですか？
大枠は共通しますが、地域差と事業所差はあります。担当件数の多い事業所ほど外出が増えますし、管理者が兼務している場合は在席時間が読みにくくなります。本記事の内容は目安として使い、実際は訪問記録を残しながら事業所ごとの傾向を掴んでいくのが確実です。
不在だったとき、どうすればよいですか？
1分以内で切り上げて、資料と一言メモを残してください。担当者名を書いたメモが添えてあるかどうかで、机の上での扱いが変わります。会えなかった訪問を無駄と考えず、記録に残して次につなげる。これができる事業所は紹介が続きます。
介護報酬改定の年は営業を控えたほうがよいですか？
控える必要はありません。ただし4月前後は制度対応で通常より多忙になります。この時期は売り込みではなく、改定内容を踏まえた自事業所の変更点を簡潔にまとめた資料を置いてくるほうが喜ばれます。相手が知りたい情報を持っていく訪問なら、忙しい時期でも歓迎されます。
電話番号
： 